Lewo specialiseert zich in de productie en verkoop van rookgasafvoerkanalen. Momenteel bevindt de verkoop zich voornamelijk in de Benelux, maar er is een ambitieus plan om internationaal uit te breiden. Naast de kernactiviteit van afvoerkanalen biedt Lewo ook accessoires aan die verbonden zijn met sfeerverwarming. De organisatie heeft in Nederland een team van 65 medewerkers. In Bosnië is een gelijkwaardig aantal werknemers actief.

Ruimte voor verbetering

In het verleden bestond Lewo uit twee afzonderlijke entiteiten: Lewo en De Hoeken. Lewo was belast met de productie van rookgasafvoerkanalen. De verkoop van deze kanalen en de bijbehorende accessoires werd uitgevoerd door De Hoeken. Lewo’s overname van De Hoeken resulteerde in de integratie van alle processen. De voornaamste uitdaging hierbij betrof met name de verouderde sales- en marketingorganisatie. Etienne Nagtzaam, financieel manager bij Lewo, geeft aan: “Bij de overname constateerden we dat de sales- en marketingactiviteiten aanzienlijk verbeterd konden worden. Hierdoor wilden we niet alleen de producten beschikbaar stellen, maar deze ook actief aanbieden en verkopen via een webshop of webportal.”

De website van De Hoeken was verouderd en Lewo stond voor de uitdaging van zowel vernieuwing als digitalisering. Etienne Nagtzaam, financieel manager bij Lewo, legt uit: “Bij de verdere stappen in digitalisering zijn we begonnen met de implementatie van Ridder IQ, een ERP-systeem dat in de eerste plaats geschikt is voor de maakindustrie, maar ook uitstekend functioneert voor handels- en groothandelsbedrijven. Met deze koppeling konden we al onze activiteiten ondersteunen, zowel op het gebied van productie als verkoop.”

“Om de volgende stap in digitalisering te zetten, met name op het gebied van productverkoop, zijn we op zoek gegaan naar een partner die goed aansluit bij ons ERP-systeem. In deze zoektocht kwamen we uit bij Solvisoft, die aangaven onlangs een partnerschap te zijn aangegaan met Ridder. Dit bleek zeer interessant voor onze organisatie.”

Digitalisering en Webportal Implementatie bij Lewo

Het ontwikkelen van een webportal was een relatief nieuw terrein voor Lewo. “Hoewel we in grote lijnen wisten wat we wilden, was het voor velen binnen onze organisatie toch nieuw. In een demo- en kick-offbijeenkomst heeft Solvisoft ons door het hele project geleid, gekeken naar wat wel en niet mogelijk was, en beoordeeld wat op dat moment gewenst was en wat eventueel in de toekomst zou kunnen worden toegevoegd. Zo’n sessie zorgt ervoor dat alle mogelijke punten en wensen op een gestructureerde manier worden bekeken. Dat was heel duidelijk en voldeed volledig aan onze verwachtingen,” vertelt Nagtzaam.

“Vervolgens zijn we begonnen met het inrichten van het webportal. Hierbij kwamen twee essentiële aspecten naar voren: de ‘look and feel’ van het portal en de backoffice. Veel mensen binnen onze organisatie waren hierbij betrokken en werden door Solvisoft getraind, zodat ze de benodigde kennis en ervaring konden opdoen om aan de gestelde eisen te voldoen,” voegt Nagtzaam toe. “We hebben ook sessies gehad om te controleren of onze verwachtingen nog steeds overeenkwamen, ook qua tijd. Door het portal modulair op te zetten en zowel aan onze zijde als aan de zijde van Solvisoft projectmanagement in te zetten, hebben we de livegangplanning weten te realiseren. Dat is natuurlijk altijd prettig.”

De koppeling met het ERP-systeem van Lewo bleek van grote toegevoegde waarde in de ambitie om uit te groeien tot een meer digitale en op marketing en sales gerichte organisatie, zoals Nagtzaam bevestigt. “Doordat we ons ERP-systeem hebben gekoppeld aan ons portal, kunnen we onze dealers en distributeurs ons volledige productportfolio ter beschikking stellen. Ze kunnen daar hun bestellingen plaatsen, en deze worden direct geladen in ons ERP-systeem.”

"We verwachten dat over twee tot vier maanden zo'n 75% à 80% van de orders geautomatiseerd zal verlopen."

Veelbelovende resultaten

Nadat het webportal bij Nagtzaam vier maanden live is, zijn de resultaten al veelbelovend. “Vlak voor de vakantie hebben we onze klanten voorzichtig laten weten dat ons webportal operationeel was en dat ze daar nu bestellingen konden plaatsen. We zien nu al dat ongeveer 50% van de orders geautomatiseerd verloopt, direct ingevoerd in ons ERP-systeem, hoewel dit nog geen personeelskosten heeft bespaard. We hebben het geluk gehad dat we een aanzienlijke groei hebben doorgemaakt en deze groei hebben kunnen managen met hetzelfde aantal medewerkers. Zonder ons webportal zou dat echt niet mogelijk zijn geweest,” zegt Nagtzaam. “We staan nu op het punt om opnieuw met onze klanten te communiceren. Deze keer sturen we handleidingen mee om ons portal nog toegankelijker te maken. We verwachten dat over twee tot vier maanden zo’n 75% à 80% van de orders geautomatiseerd zal verlopen.”

De reacties van klanten zijn ook volgens Nagtzaam zeer positief. “Veel van onze klanten zijn haardendealers, installateurs of zelfstandige ondernemers. Dit zijn vaak kleine bedrijven die hun inkoop en bijbehorende bestellingen ‘s avonds of in het weekend doen. Ze laten ons weten enthousiast te zijn dat ze nu niet meer tijdens kantooruren hoeven te bellen of te e-mailen. Ze kunnen nu rechtstreeks in het portal terecht en 24/7 hun orders plaatsen. Dit zien we terug in het aantal weekendorders: op zaterdag en zondag ligt de orderintake op ongeveer 50% van een normale werkdag. Dat is behoorlijk indrukwekkend. Niet alleen het plaatsen van orders is gemakkelijker, maar ook op het gebied van informatie en communicatie biedt het portal aanzienlijke voordelen voor onze klanten. Ze kunnen eenvoudig zien welke producten wel of niet op voorraad zijn, of beperkt op voorraad zijn. Daarnaast kunnen ze hun bestelhistorie en facturen inzien. De informatieverstrekking aan onze klanten is hierdoor aanzienlijk verbeterd.”

Toekomstplannen

Hoewel het webportal nog niet lang actief is, heeft Lewo al plannen voor verdere ontwikkeling. “We hebben een betaaloplossing klaarstaan in samenwerking met Ingenico. Klanten kunnen dan direct bij hun bestelling betalen,” deelt Nagtzaam mee. “Daarnaast gaan we een pilot starten voor het aanbieden van een dealerportal. Dealers krijgen hierbij hun eigen portal van Lewo, waarin wij ons productportfolio presenteren in de ‘look and feel’ van de betreffende dealer. De klant van onze dealer heeft het idee dat hij rechtstreeks bij de dealer bestelt. De order wordt ingevoerd in het dealerportal, en de dealer kan aangeven of hij de bestelling ongewijzigd naar ons wil doorsturen. Het is zelfs mogelijk om het portal per dealer aan te passen. We zijn ervan overtuigd dat deze optie ons een professionelere uitstraling geeft in de markt. Het ondersteunt onze marketing beter, en het stelt ons in staat om onze klanten en de eindklanten van onze klanten effectiever te benaderen, zowel nationaal als internationaal. Op deze manier kunnen we onze groei bevorderen en onze kernprocessen nog efficiënter maken.”

Zoekt jouw maakbedrijf ook een slimme oplossing? Klik hier om een eerste stap te zetten.